Документация компании: особенности хранения

Всегда должна быть под рукой документация, посвящённая технике безопасности и охране труда. Это необходимо не только на случай внезапной проверки, но также и для проведения (при необходимости) инструктажей сотрудников. Кроме собственно папки с документами, около каждого рабочего места или хотя бы в одном публичном месте офиса необходимо иметь Уголок охраны труда и ТБ.

Важным элементом делопроизводства любой компании являются кассовые документы. Движение наличных денежных средств имеет колоссальное значение и должно точнейшим образом отражаться в кассовой книге. К слову, кассовую книгу в некоторых организациях ведут в электронном виде. В этом случае необходимо распечатывать её по мере увеличения активности: для маленьких компаний с малым движением наличности достаточно и раз в квартал, а для крупных и активно функционирующих предприятий – каждый день или хотя бы раз в неделю. Тем более, что эту документацию может затребовать и банк.

Помимо кассовой книги, необходимо также каждую операцию подтверждать соответствующими документами – расчётными ведомостями и т.д. При наличии кассового аппарата отчёт кассира вместе с приходными и расходными ордерами составляется ежедневно и подшивается к другим кассовым документам.

Для многих предприятий важным блоком делопроизводства является деловая переписка. Организовать её надлежащим образом совсем несложно, тем более, что для этого достаточно создать изначально действенную систему. Корреспонденция разделяются на входящую и исходящую (для регистрации каждой необходимо выделить журнал или часть журнала учёта корреспонденции), чтобы в любой момент можно было увидеть, когда было получено или отправлено то или иное письмо. Саму же бумажную корреспонденцию стоит подшивать по мере получения в хронологическом порядке. Если же важные письма приходят в электронном виде, стоит их распечатывать и хранить в едином архиве.

После того, как завершается определённый период, например, календарный год, документы могут складываться в архивные папки, разумеется, должным образом обозначенные на случай необходимости срочно найти какой-либо документ.

Важен ещё один аспект. Иногда при оформлении каких-либо сделок в компании появляются документы, которые не подходят ни под одно определение. Выбрасывать такие документы не стоит – вполне может быть, что они окажутся жизненно важными впоследствии. Потому стоит завести папку «Разное», куда и будут отправляться все бумаги, которые не находят иного применения.

Что до документов конфиденциального характера, требующих уничтожения по истечении определённого времени, для них также лучше всего завести отдельную папку. В случае необходимости ненужный более, но важный и конфиденциальный документ можно легко уничтожить.