Документация предприятия: как правильно начать делопроизводство

Любое предприятие, начиная с самого первого дня своей «жизни», постепенно «обрастает» большим количеством документов. Правильная организация делопроизводства на начальном этапе, когда бумаг немного, позволит впоследствии удобно работать и легко получать доступ к необходимой информации, в том числе – к документам, которые запрашивают различные контролирующие органы.

Прежде всего, необходимо разделить документацию по основным видам.

Это управленческая, бухгалтерская (+налоги), кадровая (+зарплатная) и специализированная документация. Эти четыре блока документов должны присутствовать на любом предприятии, вне зависимости от того, чем оно занимается.

Управленческая документация – это все документы менеджерского звена, решение административно-хозяйственных вопросов, материально-технического обслуживания и информационного обеспечения. Кроме того, в этот раздел попадают документы, связанные с планированием деятельности предприятия. Разумеется, все регистрационные и учредительские документы также попадают именно сюда, равно как и лицензии, свидетельства, сертификаты и прочие разрешительные документы. Если предприятие является акционерным обществом, сюда же подшиваются протоколы собраний, списки акционеров и вся сопутствующая документация. Все внутренние управленческие документы – от приказов до регламентов и инструкций, а также деловая переписка и документы, посвящённые финансированию предприятия (кредитам, инвестициями и пр.) также относятся к управленческим.

Бухгалтерская документация – это первичные учётные документы (внешние и внутренние), банковская документация, кассовые документы и бланки строгой отчётности. Кроме того, здесь же подшивается налоговая, бухгалтерская и статистическая отчётность, а также различные акты проверок.

К кадровой документации относятся все бумаги, так или иначе касающиеся оргструктуры предприятия – от штатного расписания и трудовых договоров до личных дел сотрудников, графиков отпусков и документов по аттестации и переаттестации сотрудников. Документация, посвящённая охране труда и технике безопасности также относятся к ним, равно как и все журналы инструктажей, планы пожарной эвакуации и прочего.

Что касается специализированных документов, то к ним относятся проектно-сметные, строительные, научно-технические и прочие материалы, связанные со сферой деятельности компании.