Документация предприятия: сроки хранения

 У каждого документа, который имеется на предприятии, имеются оговоренные законодательно сроки хранения. Ответственность за это несёт лично руководитель организации.

Определяются сроки хранения Налоговым кодексом Российской Федерации, а также четырьмя Федеральными законами: «Об архивном деле в РФ» (№125-ФЗ от 22.10.2004г), «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ, от 21.11.1996 г), «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ (ст. 89), от 26.12.1995 г), «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№14-ФЗ (ст. 50), от 08.02.1998 г), а также постановлением ФКЦБ № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (от 01.07.2003г).

Итак, управленческая документация. Все учредительные документы, свидетельства о регистрации, постановке на налоговый учёт, решения о реорганизации, уставные документы, списки акционеров и прочие документы, связанные с акционерами, а также лицензии, разрешения и сертификаты, приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, документы по проверкам, а также переписка по основной и отраслевой деятельности хранится на предприятии постоянно.

Договора, таможенные декларации, спецификации, гарантийные письма – пять лет, паспорта и другие документы на транспортные средства хранятся до того момента, пока транспортные средства будут списаны.

Что касается бухгалтерской и налоговой документации, то в основном она должна храниться до пяти лет, однако законодательство определяет случаи, когда отдельные документы должны храниться дольше – до десяти лет.

Кадровая документация (списки сотрудников, трудовые договора, личные дела, приказы по личному составу) хранится до 75 лет. Впрочем, у трудовых книжек, не востребованных уволенными работниками, а также других документов – удостоверений, дипломов, аттестатов – срок хранения несколько короче: два года в кадровой службе и 50 лет – в архиве. Документы о подготовке, переподготовке и повышении квалификации, а также документы о премировании хранятся в организации пять лет, табеля учёта рабочего времени и графики отпусков – один год, документы, посвящённые инструктажу по технике безопасности – 10 лет.