Командировочные расходы

Командировки или бизнес-туризм – сегодня подобные расходы можно считать едва ли не самыми распространёнными. Однако далеко не всегда начинающие предприниматели точно знают, что именно входит в командировочные расходы и какие документы необходимы для их фиксации.
Согласно НК РФ (статья 264), командировочные расходы представляют собой комплекс расходов, включающий в себя проезд к необходимому географическому пункту плюс сборы за право проезда или транзита, проживание в гостинице или иная форма найма жилого помещения, оформление виз, приглашений и паспортов (в том числе – нотариальное), а также суточные и иные расходы, связанные с организацией командировки.
Все расходы, сделанные сотрудником в командировке, должны быть подтверждены документально и обоснованы экономически. Если обоснование и целесообразность тех или иных расходов может определяться в рамках компании, то для документального подтверждения расходов на командировку необходимы следующие документы.
Прежде всего, оформляется приказ по форме Т-9 или Т-9а о направлении сотрудника в командировку. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение по форме Т-10. Командировочное удостоверение является обязательным документам, кроме командировок за границу. В случае, если командировка осуществлялась в другую страну, необходима копия паспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы.
Перед началом командировки оформляется служебное задание по форме Т-10а, где указывается цель поездки. После завершения командировки в служебном задании или отчёте о командировке указывается её результат.
По итогам командировки необходимо предоставить билеты (обычные или распечатку электронных), счёт или кассовый чек, подтверждающий оплату жилья (гостиницы), документы, подтверждающие уплаченные консульские сборы (за выдачу визы), транспортные налоги, талоны, свидетельствующие об оплаченном проезде по автобану и другие документы, свидетельствующие о расходах. Кроме того, сотрудник должен предоставить авансовые отчёты (в том случае, если сотруднику выдавались наличные средства под отчёт. Авансовый отчёт заполняется в форме АО-1 и предоставляется в бухгалтерию организации не позднее, чем через три дня после завершения командировки. В случае, если средства были частично или полностью не использованы, они также возвращаются в кассу.