Поставщик должен подготовить заявку на участие в тендере и вовремя подать ее на рассмотрение заказчику, то есть организатору тендера. Информацию о дате и времени окончания приема заявок можно найти в конкурсной документации. В некоторых случаях заказчику нужен не только оригинал конкурсной заявки, но еще и несколько копий. Это обеспечивает сохранность документов и дает возможность работать с ними нескольким членам комиссии одновременно.
Есть два варианта запечатывания копии заявки. Можно положить ее вместе с оригиналом или же предусмотреть для нее отдельный конверт (данный факт отражается в журнале регистрации и в расписке).
Обычно заявку вкладывают в конверт, который определенным образом оформляется и запечатывается. Заявки регистрируются в специальном документе (журнале регистрации). Представитель поставщика должен получить расписку, свидетельствующую о том, что заявка получена.
В подаче и приеме заявки на участие в тендере задействованы два лица. Первое – член конкурсной комиссии, принимающий заявки, то есть организатор тендера или представитель заказчика. Второе лицо – это представитель поставщика. Ему нужно подать заявку, причем происходит это в офисе представителя заказчика.
Организатор тендера обязательно должен убедиться, что конверт запечатан и оформление соответствует всем правилам.
Если же конверт не запечатан или оформление не соответствует установленным правилам, то организатор имеет право вернуть его, объяснив, что именно нужно исправить. Если такая возможность отсутствует (к примеру, заявка подана в крайний срок или прислана по почте), то в любом случае представитель заказчика предупреждает поставщика о последствиях. Все это отражается в журнале регистрации и в расписке.
Данные действия необходимы для того, чтобы между заказчиком и поставщиком не возникало недопонимания и конфликтных ситуаций.
Мы сменили дизайн!
