Оформление представительских расходов

Для того, чтобы представительские расходы действительно стали экономически выгодным решением для малого бизнеса, необходимо обратить самое тщательное внимание на их оформление. Согласно требованиям статьи 252-й Налогового Кодекса, для каждого вида представительских мероприятий необходим определённый комплект документов, подтверждающих оправданность произведённых расходов.
Так, деловой завтрак или ужин с представителями компании-партнёра или потенциальными партнёрами требует приложения счёта из ресторана и кассового чека (если использовалась банковская карта – то слипа). Кроме того, необходимо будет оформить авансовый отчёт (вне зависимости от того, наличными ли был оплачен счёт или банковской картой), а также Акт о произведённых расходах. Акт составляется в произвольной форме, однако в нём необходимо указать место, время встречи, фамилии, имена и отчества всех участников, а также тематика встречи. Акт составляется участником, либо иным ответственным лицом и подписывается руководителем.
При проведении совещания, переговоров или встречи в офисе или ином помещении, специально арендованном, необходимо предварительно подготовить смету расходов, программу встречи, а после завершения мероприятия – отчёт о результатах встречи и Акт о расходах. Если расходы оплачивались по безналичному расчёту, к общей документации прилагаются также накладные, счета-фактуры и акты, если же наличными средствами – значит, необходим авансовый отчёт.
Необходимо учитывать, что хотя алкогольные напитки и табачная продукция на подобных встречах может использоваться, однако этот вопрос до сих пор звучит достаточно спорно. Даже Министерство финансов пришло к выводу, что это возможно, но – в пределах установившегося обычая делового оборота. В свою очередь, в Гражданском кодексе РФ обычаем делового оборота называется сложившееся правило поведения, не предусмотренное законодательной базой. Отсутствие ограничений в данном случае имеет двойственный характер: с одной стороны, разрешено всё, что не запрещено, но с другой стороны, у проверяющих органов могут сложиться вопросы относительно целесообразности излишних трат по данным статьям. Потому использовать отсутствие запрета можно, однако лучше предварительно продумать действительно необходимый объём трат.