Введение в конкурсы и тендеры: Запрос котировок

Метод запроса прайс-листов, то есть запроса котировок, применяют для того, чтобы купить на имеющемся рынке товар или услуги серийного типа. Такой способ запроса прайс-листов именуют еще "shopping" в мировой практике закупок. то есть «закупка с полки".

То есть речь идет о покупке товара, произведенного не по спецзаказу, а для продажи открытого типа. К такой группе товаров могут относиться, к примеру, канцтовары или компьютеры, бензин и другие виды топлива, горюче-смазочные материалы. в качестве услуг могу приобретаться услуги по аренде разного назначения помещений, строительные работы, услуги по заказу билетов.

Обычно продукцию одного рода могут предлагать разные поставщики, ведь речь идет о серийной продукции. Потому стоит запрашивать прайс-листы хотя бы у трех поставщиков, чтобы сравнить цены на продукцию одного качества.

Иногда при выборе поставщика учитываются не только цены, но и другие данные. К примеру, может играть определяющую роль и то, на каких условиях доставляется товар, какие дополнительные услуги оказываются тем или иным поставщиком.  Но стоит отметить, что в этом кроется методическая ошибка, потому что для такого рода дополнительных параметров предусматриваются другие методы, например, осуществляется запрос предложений.

Главное преимущество метода запроса прайс-листов является скорость его проведения. Ведь процедура по закупкам может потребовать всего одного дня. При таком методе можно получить некоторую экономию финансовых средств заказчика.

При запросе прайс-листов заказчик, исследовав существующий рынок,  составляет список поставщиков, которые могут поставить продукцию, в которой заинтересован заказчик. После этого поставщики получают от заказчика запрос прайс-листов. Лучше всего делать такие запросы адресно, чтобы на него ответил конкретный ответственный специалист, ведущий  продажи нужной продукции, или руководитель фирмы-поставщика. Иначе запрос может вместе с массой поступающих реклам просто потеряться или проигнорироваться. Стоит проследить прохождение запроса,отследив его судьбу посредством телефонных звонков.

Каждый поставщик имеет право дать лишь одну ценовую котировку, изменять которую не позволено. Переговоры не принято проводить между заказчиком и поставщиком в процессе запроса прайс-листов.

Часто поставщику предлагается заполнить готовую форму для подачи его  котировочной заявки. Стандартная форма хорошо себя зарекомендовала в случаях, если делается покупка  большого ассортимента продукции. Такой единый тип заявки позволяет легче проводить сравнение продукции.

Но не стоит стремиться к объединению большого спектра ассортимента в одну котировку, ведь немногие поставщики смогут иметь такой широкий спектр одинаковой продукции. И тогда многие поставщики, которые могли бы удовлетворить пожелания заказчика, останутся за кадром. Чтобы сравнивать  эквивалентные предложения разных фирм, нужно, чтобы у них имелся одинаковый товар хотя бы пятнадцати наименований. В одном запросе котировок не получится покупать продукцию из далеких по ассортименту групп товаров, к примеру, чайников и компьютеров.

Формализация процесса может сама по себе оттолкнуть поставщиков, хотя, конечно, единая форма доставляет удобство заказчику.

Есть еще немаловажный фактор. Заявки должны быть сопоставимы по артикулу, марке товара, модели. Иногда же запрашивается просто перечень товаров, и сравнить цены их просто невозможно, поскольку марки и виды товара различны.

Если применять стандартную форму, то требование такой именно формы прописывается в запросе прайс-листа. Заказчик, чтобы выбрать победителя, создает  специальную котировочную комиссию, чтобы она смогла сравнить предложения поставщиков, выявить, соответствуют ли они требованиям, которые даны в запросе прайс-листов.

Побеждает поставщик, котировка которого является наименьшей. Он  уведомляется о том, что его котировочная заявка победила. Остальные участники получают информацию об отклонении  их заявок.

Поскольку речь идет о покупке серийного товара, рассмотрение котировочных заявок не может длиться долго. Как правило, это длится около пяти дней. Чтобы документировать закупку, проводится оформление соответствующего протокола запроса котировок заказчиком. К протоколу должны быть приложены все поступавшие заявки.

Запрос прайс-листов применяется в том случае, если речь идет о покупке товара, предложение которого на имеющемся рынке устойчиво, при небольших закупочных объемах. При больших объемах процедура запроса прайс-листов не имеет большого эффекта.  Потому, как правило,  обозначают некоторое пороговое значение, и при его превышении проводится уже конкурс открытого типа, а не «покупка с полки».

Многие специалисты, стремясь избежать конкурсов открытого типа, пытаются разбить закупки на несколько договоров. Это нужно пресекать, оговаривая в документе заказчика, устанавливающем нормативы проведения закупок.

Как уже обозначалось выше, конкурс – это главный метод конкурентных закупок. Возникает правомерный вопрос: как  определиться, когда проводить конкурс, а когда запрос котировок.

Часто встречаются такого рода нарушения, как неправильный отбор участников запроса, когда в список заказчик включает «своего» поставщика со средними ценами наряду с двумя другими, имеющим высокую цену. То есть отбор осуществляется не в рамках рынка, а среди трех поставщиков в пользу «своего». Может быть составлена неправильная база для проведения сравнения: при запросе прайс-листов сравнение может проводиться продукции, имеющей одинаковые параметры, среди которой надо найти самую выгодную цену. Иногда закупщики ориентируются не на цену, а на  совокупность параметров, что при конкурсе правомерно, а при запросе  котировок является некорректным действием.

Бывают и случаи подтасовки результатов. То есть в комплект документов, содержащий запросы прайс-листов, могут быть включены фиктивные заявки или устаревшие, которые позволяют выдвинуть на первое место  «своего» поставщика. К такой мере прибегают и тогда, когда организатор закупок не в состоянии привлечь нужного количества заявок.