Хранение важных документов компании

Оборудовать место для хранения всех документов компании можно и нужно в самом начале деятельности. Бухгалтерские документы изначально могут храниться у бухгалтера (если есть штатный бухгалтер), либо же у руководителя предприятия. То же касается и кадровых документов.

Так, учредительные документы должны храниться в сейфе компании или вовсе  не в офисе. Однако в случае прихода любой проверки необходимо предоставить эти документы. Для решения этой задачи удобнее всего держать в офисе пакет копий, нотариально заверенных. К слову, такие нотариально заверенные копии могут пригодиться и при заключении договоров, и в некоторых других случаях. Все учредительные документы лучше всего подшить в одну папку.

Не менее важными являются документы кадрового делопроизводства, в первую очередь – трудовые договора и трудовые книжки сотрудников. Их необходимо хранить в сейфе или хотя бы металлическом шкафу, ведь руководитель не только несёт персональную ответственность за их сохранность, но ещё и восстановить их в случае утери достаточно сложно. В сейфе же необходимо хранить также и бланки строгой отчётности, равно как и книги учёта БСО.

Договора лучше всего рассортировать в алфавитном порядке, по названиям партнёров и поставщиков и разложить, в зависимости от интенсивности сотрудничества, либо в общие алфавитные папки, либо же отвести по папке на контрагента.

Первичные учётные документы необходимо хранить, разложив предварительно в хронологическом порядке. Удобнее всего раскладывать их в разные папки, сортируя по видам. Таким образом, например, приходные ордера и накладные не перепутаются, а найти документы будет значительно проще. Отдельно также хранятся и счет-фактуры, поскольку они являются важным документом налогового учёта.

Банковские документы лучше всего хранить единым комплексом документов, разделённым по видам. Если в компании несколько счетов (рублёвый и валютный), то документы разделяются и таким образом, а при подшивке в папку платёжных поручений или других документов об оплате, обязательно необходимо помечать, к каким договорам они относятся (иногда даже удобно иметь в этой папке копии договоров). Что касается валютных счетов, то здесь должны храниться также справки-подтверждения выполнения работ, паспорта сделок, а также справки о валютных операциях.